使う場面

決定事項が必要なあらゆる会議、企画会議、キックオフ、レビュー、取締役会や委員会の前に、1〜2日前に共有しましょう。参加者は、出席すべきかどうかと何を準備すべきかを判断するために読みます。進行役は会議中に時間を管理し、関係のないトピックを保留事項に移すために使います。

含まれる内容

• 進行役、日付、所要時間、参加者を記すヘッダーと、その下の会議のゴールのセクションです。
• 事前準備のチェックリストと、時間・トピック・進行役・ゴールの列を持つアジェンダの表です。
• 個別の会議が必要なトピック用の保留事項と、決定事項・アクション・担当者・期限のセクションです。

より良い文書にするヒント

• 会議のゴールは主題ではなく決定事項として書きましょう。「ローンチ日を決める」なら、その場で完了できます。
• 時間の列は正確に保ち、合計が上部の所要時間と一致するようにしましょう。印刷したコピーを希望する人がいれば、A4かUS Letterで出力してください。