Wann du sie brauchst

Teile eine Agenda ein oder zwei Tage vor jeder Besprechung, die eine Entscheidung hervorbringen muss: Planungssitzungen, Kickoffs, Reviews, Vorstands- oder Ausschusssitzungen. Teilnehmende lesen sie, um zu entscheiden, ob sie kommen müssen und was sie vorbereiten sollen. Die Moderation nutzt sie während der Besprechung, um die Zeit im Blick zu behalten und unpassende Themen auf den Parkplatz zu schieben.

Was enthalten ist

• Eine Kopfzeile mit Moderation, Datum, Dauer und Teilnehmenden, darunter ein Abschnitt zum Besprechungsergebnis.
• Eine Vorbereitungscheckliste und eine Agenda-Tabelle mit den Spalten Zeit, Thema, Verantwortlich und Ergebnis.
• Einen Parkplatz für Themen, die eine eigene Besprechung brauchen, und einen Abschnitt für Entscheidungen, Maßnahmen, Verantwortliche und Fristen.

Tipps für ein besseres Dokument

• Formuliere das Besprechungsergebnis als Entscheidung, nicht als Thema. „Startdatum festlegen“ gibt der Gruppe etwas, das sich abschließen lässt.
• Halte die Zeitspalte ehrlich, sodass die Minuten zur Dauer oben passen. Exportiere in A4 oder US Letter, falls Menschen eine gedruckte Kopie im Raum mögen.