Quand l’utiliser

Partagez un ordre du jour un ou deux jours avant toute réunion qui doit produire une décision : sessions de planification, lancements, revues, réunions de conseil ou de comité. Les participants le lisent pour décider s’ils doivent venir et quoi préparer. L’animateur l’utilise pendant la réunion pour tenir le temps et renvoyer les sujets hors propos dans la section à part.

Ce qu’il contient

• Un en-tête avec animateur, date, durée et participants, et une section objectif de la réunion en dessous.
• Une liste de préparation avant la réunion et un tableau d’ordre du jour avec les colonnes heure, sujet, responsable et résultat.
• Une section pour les sujets à traiter à part, qui méritent leur propre réunion, et une section décisions, actions, responsables et échéances.

Conseils pour un meilleur document

• Formulez l’objectif de la réunion comme une décision, pas comme un thème. « Choisir la date de lancement » donne au groupe quelque chose à conclure.
• Gardez la colonne des horaires réaliste et faites en sorte que les minutes correspondent à la durée indiquée en haut. Exportez en A4 ou US Letter si les participants aiment avoir une copie imprimée en réunion.