Quando usar

Compartilhe uma pauta um ou dois dias antes de qualquer reunião que precisa gerar uma decisão: sessões de planejamento, reuniões de início, revisões, reuniões de diretoria ou comitê. Os participantes leem para decidir se precisam vir e o que preparar. Quem conduz a reunião a usa durante o encontro para controlar o tempo e mover tópicos fora do escopo para a lista de pendências.

O que tem dentro

• Um cabeçalho com responsável pela condução, data, duração e participantes, e uma seção de resultado da reunião abaixo.
• Um checklist de antes da reunião e uma tabela de pauta com colunas de horário, tópico, responsável e resultado.
• Uma lista de pendências para tópicos que precisam de uma reunião própria, e uma seção para decisões, ações, responsáveis e prazos.

Dicas para um documento melhor

• Escreva o resultado da reunião como uma decisão, não como um assunto. “Escolher a data de lançamento” dá ao grupo algo para concluir.
• Mantenha a coluna de horário honesta e faça os minutos somarem a duração do topo. Exporte em A4 ou US Letter se as pessoas gostam de uma cópia impressa na sala.